Thư mẫu là một tài liệu tiêu chuẩn được tạo bằng cách kết hợp tài liệu và dữ liệu duy nhất như tên, ngày hoặc dữ liệu duy nhất khác để tạo thành một chữ cái. Mẫu thư giúp dễ dàng có được tất cả thông tin thích hợp và trình bày nó ở định dạng dễ đọc theo cách riêng cho mỗi người đọc.

Dưới đây là một ví dụ về dữ liệu cơ sở dữ liệu chứa hai tên và ô tô mà chúng được biết là sở hữu, một mẫu thư và kết quả của mẫu thư hoàn thành đầu tiên sử dụng dữ liệu cơ sở dữ liệu.

Dữ liệu cơ sở dữ liệu

 John Smith, Nissan, 1997, Đen
Jane Doe, Honda, 2003, Trắng 

Mẫu thư mẫu

 kính thưa  Đại lý xe hơi của tôi đang rất cần sử dụng  và sẽ sẵn sàng giao dịch trong chiếc xe của bạn với giá trị gấp đôi. Hãy quay lại với tôi, để chúng tôi có thể đưa bạn lên một chiếc xe mới. 

Ví dụ về các mẫu đơn đã hoàn thành

 John thân mến, đại lý xe hơi của tôi đang rất cần một chiếc Nissan 1997 màu đen đã qua sử dụng và sẽ sẵn sàng giao dịch với chiếc xe của bạn với giá trị gấp đôi. Hãy quay lại với tôi, để chúng tôi có thể đưa bạn lên một chiếc xe mới. 

 Jane thân mến, đại lý xe hơi của tôi đang rất cần một chiếc Honda 2003 màu trắng đã qua sử dụng và sẽ sẵn sàng giao dịch với chiếc xe của bạn với giá trị gấp đôi. Hãy quay lại với tôi, để chúng tôi có thể đưa bạn lên một chiếc xe mới. 

Điều khoản cơ sở dữ liệu, biểu mẫu, thư, mẫu