Trình xử lý Word có thể được sử dụng để tạo nhiều loại tệp, bao gồm tệp văn bản (.txt), tệp văn bản có định dạng (.rtf), tệp HTML (.htm & .html) và tệp Word (.doc & .docx). Một số trình xử lý văn bản cũng có thể được sử dụng để tạo các tệp XML (.xml).
Mẹo: Không nên nhầm lẫn trình xử lý văn bản với trình soạn thảo văn bản, chẳng hạn như Notepad, chỉ cho phép chỉnh sửa và tạo tài liệu văn bản thuần túy.
Trong một trình xử lý văn bản, bạn được trình bày với một tờ giấy trắng như hình bên dưới. Văn bản được thêm vào vùng tài liệu và sau khi nó được chèn định dạng hoặc điều chỉnh theo sở thích của bạn. Dưới đây là một ví dụ về cửa sổ Microsoft Word trống với các khu vực của cửa sổ được tô sáng.
Các tính năng của trình xử lý văn bản
Không giống như trình soạn thảo văn bản cơ bản, trình xử lý văn bản cung cấp hàng tá các tính năng bổ sung có thể mang lại cho tài liệu hoặc văn bản khác của bạn một diện mạo chuyên nghiệp hơn. Dưới đây là danh sách một số tính năng phổ biến nhất của trình xử lý văn bản.
Lưu ý: Một số trình soạn thảo văn bản nâng cao hơn có thể thực hiện một số chức năng này.
- Định dạng văn bản - Thay đổi phông chữ, kích thước phông chữ, màu phông chữ, in đậm, in nghiêng, gạch chân, v.v.
- Sao chép, cắt và dán - Khi văn bản đã được nhập vào tài liệu, nó có thể được sao chép hoặc cắt và dán bất cứ nơi nào trong tài liệu hiện tại hoặc tài liệu khác.
- Đa phương tiện - Chèn clip art, biểu đồ, hình ảnh, hình ảnh và video vào tài liệu.
- Chính tả và ngữ pháp - Kiểm tra lỗi chính tả và ngữ pháp trong tài liệu.
- Điều chỉnh bố cục - Có khả năng sửa đổi lề, kích thước và bố cục của tài liệu.
- Tìm - Bộ xử lý Word cung cấp cho bạn khả năng nhanh chóng tìm thấy bất kỳ từ hoặc văn bản nào ở bất kỳ kích thước nào của tài liệu.
- Tìm kiếm và Thay thế - Bạn có thể sử dụng tính năng Tìm kiếm và Thay thế để thay thế bất kỳ văn bản nào trong toàn bộ tài liệu.
- Danh sách và danh sách - Đặt và định dạng các tab, danh sách dấu đầu dòng và danh sách số.
- Chèn bảng - Thêm bảng vào tài liệu.
- Word quấn - Trình xử lý Word có thể phát hiện các cạnh của trang hoặc vùng chứa và tự động bọc văn bản bằng cách sử dụng từ.
- Đầu trang và chân trang - Có thể điều chỉnh và thay đổi văn bản trong đầu trang và chân trang của tài liệu.
- Từ điển đồng nghĩa - Tra cứu các từ thay thế cho một từ mà không cần rời khỏi chương trình.
- Nhiều cửa sổ - Trong khi làm việc trên một tài liệu, bạn có thể có thêm các cửa sổ với các tài liệu khác để so sánh hoặc di chuyển văn bản giữa các tài liệu.
- Tự động sửa lỗi - Tự động sửa các lỗi phổ biến (ví dụ: nhập "teh" và tự động sửa thành "the").
- Mailers và nhãn - Tạo mail hoặc in nhãn.
- Nhập dữ liệu - Nhập và định dạng dữ liệu từ CSV, cơ sở dữ liệu hoặc nguồn khác.
- Đầu trang và chân trang - Đầu trang và chân trang của tài liệu có thể được tùy chỉnh để chứa số trang, ngày, chú thích hoặc bất kỳ văn bản nào của tất cả các trang của tài liệu hoặc các trang cụ thể.
- Hợp nhất - Bộ xử lý Word cho phép dữ liệu từ các tài liệu và tệp khác được tự động hợp nhất vào một tài liệu mới. Ví dụ: bạn có thể gửi thư hợp nhất tên thành một chữ cái.
- Macro - Cài đặt macro để thực hiện các tác vụ phổ biến.
- Hợp tác - Trình xử lý văn bản hiện đại hơn có thể giúp nhiều người làm việc trên cùng một tài liệu cùng một lúc.
Ví dụ và công dụng hàng đầu của trình xử lý văn bản
Khi nói đến các chương trình máy tính, trình xử lý văn bản là một trong những chương trình được sử dụng nhiều nhất trên máy tính vì tính linh hoạt của nó trong việc tạo tài liệu. Dưới đây là danh sách các ví dụ hàng đầu về cách bạn có thể sử dụng trình xử lý văn bản.
- Sách - Viết một cuốn sách.
- Tài liệu - Bất kỳ tài liệu văn bản yêu cầu định dạng.
- Tài liệu trợ giúp - Tài liệu hỗ trợ cho sản phẩm hoặc dịch vụ.
- Nhật ký - Giữ một phiên bản kỹ thuật số của tạp chí hàng ngày, hàng tuần hoặc hàng tháng của bạn.
- Thư - Viết thư cho một hoặc nhiều người. Phối thư cũng có thể được sử dụng để tự động điền tên, địa chỉ và các trường khác của thư.
- Kế hoạch tiếp thị - Tổng quan về kế hoạch giúp tiếp thị sản phẩm hoặc dịch vụ mới.
- Ghi nhớ - Tạo một bản ghi nhớ cho nhân viên.
- Báo cáo - Một báo cáo tình trạng hoặc báo cáo cuốn sách.
- Résumé - Tạo hoặc duy trì lý lịch của bạn.
Ví dụ về các chương trình xử lý văn bản
Mặc dù Microsoft Word là trình xử lý văn bản phổ biến nhất hiện có, các tùy chọn khác có sẵn. Dưới đây là danh sách các bộ xử lý từ khác nhau theo thứ tự bảng chữ cái.
Từ viết tắt máy tính, Tài liệu, Thuật ngữ phần mềm, Word, Xử lý văn bản, Thuật ngữ bộ xử lý Word, Wordstar