Paperless là một khái niệm liên quan đến việc loại bỏ tất cả việc sử dụng giấy trong môi trường gia đình, văn phòng hoặc trường học. Mặc dù việc sử dụng giấy đã giảm, nhưng người sử dụng giấy vẫn còn phổ biến và không có nhiều công ty hoàn toàn không có giấy tờ .

Tại sao đi không giấy tờ?

• Cứu cây - Điều này có vẻ hiển nhiên, nhưng cây trung bình tạo ra ít hơn 100.000 tờ giấy, không nhiều. Cây tạo ra oxy, và mặc dù chúng là một nguồn tài nguyên rộng lớn, nó vẫn là một tài nguyên có thể cạn kiệt.
• Tiết kiệm mực và mực - Mực và mực máy in của bạn là loại tiêu thụ đắt nhất. Hạn chế in ấn của bạn tiết kiệm mực và mực, giúp bạn tiết kiệm tiền.
• Tiết kiệm không gian - Lưu trữ tài liệu giấy, sách, tạp chí và hướng dẫn sử dụng chiếm không gian. Tuy nhiên, một phiên bản điện tử không có không gian.
• Tiết kiệm năng lượng - Máy in của bạn sử dụng năng lượng và nếu bạn đang ở trong một trường học hoặc doanh nghiệp nơi máy in hoạt động cả ngày thì nó sẽ tăng thêm.
• Tiết kiệm tiền - Không in tiết kiệm năng lượng, giấy, mực và mực. Bạn cũng tiết kiệm tiền trong vận chuyển vì tài liệu điện tử không có gì để gửi qua Internet. Ngoài ra, trong trường hợp sách và tạp chí, phiên bản điện tử luôn rẻ hơn phiên bản giấy.
• Tiết kiệm thời gian - Khi in một tài liệu có hàng tá trang, sẽ mất thời gian để in từng trang. Ngoài ra, gửi và nhận tài liệu, sách điện tử hoặc tài liệu điện tử khác có thể được thực hiện trong vài phút thay vì ngày.

Lời khuyên về việc không cần giấy tờ

• Hãy suy nghĩ trước khi in - Trước khi in bất cứ điều gì, hãy quyết định xem những gì bạn đang in có thể được sử dụng ở định dạng điện tử của nó hay không.
• In thành PDF - Mọi thứ có thể được in thành tệp PDF. In ấn không phải luôn luôn là lựa chọn duy nhất để có được một bản sao của một cái gì đó. Sau khi in, bạn có thể đính kèm tệp PDF đó vào e-mail và lưu nó vào máy tính của bạn.
• Sử dụng điện thoại thông minh của bạn - Nếu bạn có điện thoại thông minh, hãy sử dụng nó cho danh sách tạp hóa, danh sách việc cần làm hoặc thực sự là bất kỳ danh sách nào. Điều này không chỉ tiết kiệm giấy mà những danh sách này có thể được chia sẻ với người khác, luôn ở bên bạn và ít có khả năng bị mất.
• Lưu trên đám mây - Tài liệu và tệp có thể được lưu trữ trong các công cụ đám mây như Evernote, Google Docs và Dropbox. Lưu trữ chúng trong đám mây cho phép nhiều người có quyền truy cập và cập nhật tệp từ bất kỳ thiết bị nào (ví dụ: máy tính, điện thoại hoặc máy tính bảng) có quyền truy cập Internet.
• Chữ ký số - Một số công ty có thể cần in tài liệu vì cần chữ ký. Tuy nhiên, ngày nay nhiều công ty chấp nhận chữ ký điện tử và không còn yêu cầu bất kỳ tài liệu nào được in.
• Nhận một máy đọc sách điện tử hoặc máy tính bảng - Đầu tư vào một máy đọc sách điện tử hoặc máy tính bảng có thể tiết kiệm tiền và giảm đáng kể việc sử dụng giấy của bạn, đặc biệt nếu bạn là một người đọc cuồng nhiệt hoặc cần đọc tài liệu cho trường học hoặc công việc.
• Làm cho nó khó in - Nhiều người in vì nó thuận tiện. Làm cho nó khó khăn bằng cách tắt máy in của bạn, điều này cũng tiết kiệm tiền trong hóa đơn năng lượng và thậm chí có thể tiết kiệm mực máy in.
• In hai mặt - Nếu không có cách nào để in xung quanh in hai mặt thay vì một mặt.

Điều khoản kinh doanh, Văn phòng điện tử, Tự động hóa văn phòng, Bản mềm